Crear un documento maestro y subdocumentos

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Para crear un documento maestro, comience con un esquema y después cree subdocumentos nuevos o agregue documentos existentes.

Determinar la ubicación de los documentos

1. En el Explorador de Microsoft Windows, designe una carpeta para almacenar el documento maestro y los subdocumentos.
2. Si desea utilizar documentos existentes de Microsoft Word como subdocumentos, muévalos hacia la carpeta.

Crear el documento maestro

Siga uno de estos procedimientos:

Crear un esquema de un nuevo documento maestro

1. Haga clic en Nuevo documento en blanco  en la barra de herramientas Estándar.
2. En el menú Ver, haga clic en Esquema.
3. Escriba los títulos del documento y de cada uno de los subdocumentos. Presione la tecla ENTRAR después de escribir cada título.

Word aplica a los títulos el estilo de título integrado Título 1.

4. Asigne un estilo de título a cada título (por ejemplo, utilice Título 1 para el título del documento maestro y Título 2 para los subdocumentos). Para ello, utilice los botones en la barra de herramientas Esquema:
• Haga clic en Aumentar nivel  para aumentar el nivel de título.
• Haga clic en Disminuir nivel  para disminuir el nivel de título.

Convertir un documento existente en un documento maestro

1. Abra el documento que desee utilizar como documento maestro.
2. En el menú Ver, haga clic en Esquema.
3. Asigne un estilo de título a cada título (por ejemplo, utilice Título 1 para el título del documento maestro y Título 2 para los subdocumentos). Para ello, utilice los botones en la barra de herramientas Esquema:
• Haga clic en Aumentar nivel  para aumentar el nivel de título.
• Haga clic en Disminuir nivel  para disminuir el nivel de título.
4. Para cualquier tipo de contenido que no sea un título, seleccione el contenido y haga clic en Disminuir a texto  en la barra de herramientas Esquema, según sea necesario.

Agregar subdocumentos al documento maestro

Siga uno de estos procedimientos o ambos:

Crear un subdocumento a partir de un título del esquema

Para poder crear un subdocumento a partir de un título de un esquema, debe tener un esquema del documento maestro.

1. En el menú Ver, haga clic en Esquema.
2. En el documento maestro, seleccione los títulos y el texto que desee separar en subdocumentos.

Asegúrese de que el primer título de la selección tenga el estilo de título o el nivel de esquema que desee utilizar para el principio de cada subdocumento. Por ejemplo, si la selección empieza con Título 2, Word creará un nuevo subdocumento cada vez que aparezca el estilo Título 2 en el texto seleccionado.

3. En la barra de herramientas Esquema, haga clic en Crear subdocumento .

Word inserta un salto de sección continuo antes y después de cada subdocumento.

 NOTAS 

• Si no está disponible el botón Crear subdocumento, en primer lugar deberá hacer clic en Expandir subdocumentos .
• Tras agregar un subdocumento a un documento maestro, no lo mueva ni lo elimine a menos que lo quite primero del documento maestro.
• Cambie el nombre de un subdocumento sólo desde el documento maestro.

Insertar un documento existente de Word en un documento maestro

1. Abra el documento maestro y, a continuación, haga clic en Esquema del menú Ver.
2. Si los subdocumentos están contraídos, haga clic en Expandir subdocumentos  en la barra de herramientas Esquema.
3. Haga clic en el lugar donde desee agregar el documento existente. 

Compruebe que hace clic en una línea en blanco entre los subdocumentos.

4. En la barra de herramientas Esquema, haga clic en Insertar subdocumento .
5. En el cuadro Nombre de archivo escriba el nombre del documento que desee agregar y haga clic enAbrir.

Microsoft Word inserta un salto de sección denominado Página siguiente antes del subdocumento y uno continuo después de éste.

Guarde el documento maestro

1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
2. Seleccione la ubicación designada al principio de este procedimiento, escriba un nombre de archivo para el documento maestro y, a continuación, haga clic en Guardar.

Word asigna automáticamente un nombre de archivo a cada nuevo subdocumento en función de los primeros caracteres en el título del subdocumento en el esquema del documento maestro. Por ejemplo, un subdocumento que empiece con el título de esquema "Capítulo 1" puede recibir el nombre "Capítulo1.doc".

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Ejercicio: Crear documentos maestros

En este ejercicio aprenderemos cómo convertir un documento en un documento maestro, que enlazará con varios subdocumentos. Para ello, utilizaremos los archivos Temario y Unidad 1 de la carpeta de ejercicios del curso.

En el archivo Temario encontrarás los títulos de los temas de este curso. La idea es enlazar cada uno de ellos con un documento que contenga un resumen del tema o anotaciones personales y apuntes sobre lo que consideres más destacable. Por ejemplo, enlazando el archivo Unidad 1 al texto 1. Mi primer documento, y el resto de unidades con documentos de creación propia.

1. Abre el archivo Temario.
2. Cambia a vista esquema desde la pestaña Vista > Esquema o desde el botón  situado en la zona inferior de la pantalla. Observa cómo cambia la vista y se añade la pestaña Esquema a la cinta.
3. Los documentos maestros se crean sobre documentos estructurados. Por lo tanto, selecciona el primer elemento (1. Mi primer documento) y modifica su nivel de Texto independiente aNivel 1 .
4. En realidad queremos que todos los elementos sean de Nivel 1. Modificarlos uno a uno sería costoso, así que pulsa las teclas CTRL+E para seleccionar todo el documento y luego selecciona elNivel 1 en la cinta.
5. Ahora ya podemos crear el documento maestro. Pulsa Mostrar documento.
6. Selecciona 1. Mi primer documento y haz clic en Insertar para enlazar el documento con nuestro archivo Unidad 1.
7. En la ventana Insertar subdocumento, localiza, selecciona y abre Unidad 1. Es posible que se muestre un cuadro de diálogo preguntándonos si cambiar el nombre de los estilos coincidentes, en tal caso indicaremos que Sí a todo.
8. Ahora, el documento maestro presenta el contenido de Unidad 1, rodeado por un borde que delimita el subdocumento. A continuación se muestran el resto de títulos de unidad.
9. Localiza y selecciona 2. El entorno de Word y pulsa el botón  de la pestaña Esquema.
10. Repite este último paso con el resto de unidades. Para no tener que ir uno por uno, te recomendamos que los selecciones todos a la vez y luego pulses Crear.
    Para seleccionarlos todos haz clic en el signo + que hay junto al título de la unidad 3. Luego, pulsa MAYÚS y sin soltar la tecla, haz clic sobre el signo + de la unidad 24. Quedarán seleccionados todos los títulos, y ya sólo te quedará pulsar el botón.
    Word se comportará de una forma inteligente, asignando un subdocumento a cada título en vez del mismo para todos.
11. Haz clic en Guardar  o pulsa las teclas CTRL+G. Si accedes a la carpeta donde se encuentra Temario en tu disco duro, podrás comprobar que se han creado los archivos correspondientes a cada una de las unidades. Se llamarán 2.docx, 3.docx, 4.docx... hasta 24.docx. VER MÁS